Depuis le début du mois d’avril, toutes les pharmacies polonaises sont tenues de passer à la facturation entièrement numérique dans leurs relations avec d’autres entreprises. Finies les factures papier dans les relations B2B. Désormais, il est nécessaire d’utiliser KSeF pour émettre des factures et une facture n’est considérée comme émise que lorsqu’un numéro est attribué dans ce système.

Cela se passera-t-il bien ?

L’obligation est particulièrement importante pour les pharmacies qui travaillent avec des établissements de santé. La vente aux patients individuels n’est pas exigée par le nouveau système national et une facture peut être émise en dehors de ce système. La question est de savoir si tout est suffisamment prêt sur le plan technique. Dans le cas contraire, la nouveauté pourrait perturber les activités des pharmacies.

Qu’est-ce que le KSeF ?

Le système national de facturation électronique est une plate-forme informatique de l’État polonais. Les entreprises l’utilisent pour émettre et recevoir des factures structurées. En bref, elles n’envoient plus de facture PDF ou papier à leurs clients. Elles génèrent le document dans le système et l’enregistrent. Tout est centralisé et l’État exerce un contrôle accru.

Les factures ont un format XML et un numéro d’identification unique. Pour les entreprises, cela signifie qu’elles doivent intégrer leurs systèmes comptables dans KSeF. L’objectif du système est de simplifier la facturation, de réduire les erreurs et de renforcer le système fiscal. La Pologne avait initialement prévu d’introduire le système en 2024, mais comme c’est souvent le cas, cela n’a pas fonctionné. Comme dans d’autres pays, la numérisation a posé des problèmes.

En Pologne, il y a deux ans, il s’agissait de problèmes d’infrastructure informatique. La facturation électronique obligatoire entre entreprises n’a donc été introduite que cette année. La facturation électronique entre entreprises et consommateurs reste facultative et dépend d’accords mutuels entre les parties.

━━ ( Source: Scott Graham /  Unsplash+ )

Facturation électronique en Pologne

À l’origine, la facturation électronique était facultative. Elle devait devenir obligatoire en juin 2024, mais le ministère des finances a reporté son introduction. À partir du 1er février 2026, la facturation via KSeF est obligatoire pour les transactions interentreprises pour les grands contribuables. Les petits et moyens contribuables ont suivi à partir du 1er avril 2026.

À partir du 1er janvier 2027, tous les contribuables, y compris les sociétés étrangères ayant un établissement permanent en Pologne, sont soumis à l’obligation, à l’exception des contribuables exclus numériquement dont le chiffre d’affaires est inférieur à 10 000 PLN par mois.

Ce qui a changé dans les pharmacies

Les clients ordinaires des pharmacies ne remarqueront pratiquement aucun changement. Pour eux, rien n’a changé. S’ils demandent à la pharmacie une facture pour les marchandises qu’ils ont achetées, ils la recevront et c’est à la direction de choisir la forme. Si le client est une personne physique qui n’exerce pas d’activité commerciale, une facture traditionnelle peut être émise, il n’est pas nécessaire qu’elle soit émise dans le système public et il n’est pas nécessaire qu’elle soit sous forme électronique. En revanche, si une pharmacie fournit des médicaments ou d’autres dispositifs médicaux à des hôpitaux, des cliniques ou des cabinets médicaux, il s’agit manifestement d’une transaction B2B qui devra être enregistrée dans le système public à partir d’avril 2026. Il n’y a pas d’autre option.